Ya sea un programa informático o un contable, muchos propietarios de empresas han empleado algún tipo de ayuda contable en el pasado. Incluso con esta ayuda, pagar a los empleados puede ser un reto. Conocer las reglas de los impuestos sobre nóminas de los empleadores es crucial si tiene la intención de manejar su propia nómina y no quiere estropear los impuestos sobre las nóminas.
Preparar los impuestos sobre las nóminas de los empleados
Antes de empezar a trabajar, los nuevos contratados deben rellenar el formulario W-4. Esto permite a sus empleadores deducir la cantidad apropiada del impuesto federal sobre la renta de los cheques de sus empleados. Dependiendo de su lugar de residencia, es posible que tenga que rellenar un certificado diferente para la retención del impuesto sobre la renta estatal. Mientras que algunos lo hacen mediante el formulario federal W-4, otros están exentos de pagar el impuesto sobre la renta.
¿Cómo funcionan los impuestos sobre la nómina del empleador?
Los empleadores son responsables de retener con exactitud la cantidad apropiada de los cheques de pago de los empleados, calcular su parte justa de impuestos, depositar los pagos y presentar oportunamente las declaraciones al gobierno. Cada mes de pago, hay que pagar los siguientes impuestos:
Impuestos sobre la seguridad social y Medicare
Los programas federales de la Seguridad Social y Medicare se financian a través de los gravámenes de la Ley Federal de Contribución al Seguro (FICA). La cantidad total que se debe pagar en cada periodo de pago es del 15,3%. Los empleadores cubren la mitad de este coste, y los empleados son responsables de la otra mitad. El 6,2% de la Seguridad Social, hasta un tope salarial de 147.000 dólares, y el 1,45% de Medicare, sin tope, se reparten a partes iguales entre ambas partes. Los empresarios no están obligados a igualar el 0,9% de Medicare que pueden aportar los empleados con ingresos superiores a 200.000 dólares.
Impuesto sobre la renta del Estado
Los empleados deben pagar el impuesto sobre la renta federal, que se basa en el salario que reciben cada período de pago.
Impuestos sobre la renta, tanto estatales como locales
El empleado es responsable de pagar estos impuestos, que están sujetos a cambios según el lugar donde se encuentre.
Desempleo estatal y federal
La mayoría de las empresas pagan el seguro de desempleo. Sin embargo, en algunos estados, los empleados también pueden aportar. Dependiendo de cuánto pague el empresario en impuestos estatales por desempleo, la tasa federal oscila entre el 0,6 y el 6%.
¿Cómo se determinan los importes de las retenciones del impuesto federal sobre las nóminas?
En comparación con los impuestos FICA a tanto alzado, el cálculo de los impuestos federales sobre la renta puede ser más complicado. Los empresarios pueden calcular cuánto deben retener a un empleado que gana hasta 100.000 dólares al año utilizando la técnica de los tramos salariales del IRS.
Ajuste de los salarios de los empleados
La cumplimentación del paso 4 del formulario W-4 por parte de los empleados puede hacer necesario un ajuste salarial. Para determinar la remuneración global, incluya cualquier ingreso adicional procedente de otras fuentes. Si el empleado realiza retenciones no habituales, multiplique el importe por el número de períodos de pago y dedúzcalo del salario total.
Determine el importe estimado de la retención.
Utilice las tablas de tramos salariales de la Publicación 15-T para ajustar el salario del empleado con el fin de llegar a los importes de retención estimados. Compare los diferentes estados de declaración que aparecen en las seis columnas de la derecha con los rangos de salario ajustados que aparecen en las dos columnas de la izquierda. Un empleado que declara como cabeza de familia y tiene un ingreso semanal ajustado de $900, por ejemplo, tiene 60 años.
Créditos fiscales
En el pasado, los trabajadores podían incluir en el formulario W4 las solicitudes de subsidios por hijos a cargo. Pero a partir de 2020, el IRS agilizó el procedimiento. Los empleados ahora pueden reclamar a los dependientes en el Paso 3 del Formulario W4 con una cantidad total de crédito. Divida esta suma por el número total de períodos de pago. Reste la cantidad de retención potencial después de eso.
Sume la suma total de retenciones.
Los empleados pueden introducir la cantidad deseada en el paso 4(c) del formulario W-4 para que se les retengan impuestos adicionales en cada período de pago. La cantidad tentativa debe incrementarse con esta cifra. Dependiendo de los ingresos del empleado, se pueden utilizar diferentes técnicas de cálculo. El método del porcentaje del IRS sobre el método del tramo salarial puede ser recomendado para las personas que ganan más de 100.000 dólares anuales. Consulte la publicación 15-T del IRS para más detalles.
Ejemplo de retención de impuestos sobre la nómina
Considere a Bob, que está casado y tiene dos hijos. Él también está casado. ¿Cómo se calcularía su retención de impuestos federales si ganara $1,000 cada semana? Compruebe si el sueldo de Bob tiene que modificarse primero. Su sueldo es de 1.000 $ porque ha optado por tomar la deducción estándar en lugar de detallar sus activos, dividendos o ingresos de jubilación.
En segundo lugar, consulte la tabla de tramos del 15-T para los períodos de pago semanales. A continuación se muestra el porcentaje de retención aproximado para las parejas casadas que declaran conjuntamente en el Formulario W-4 Paso 2 Retención de casilla.
En tercer lugar, piense en los créditos fiscales. Si Bob tiene dos hijos, podría tener derecho a 4.000 dólares en créditos fiscales. Dado que recibe un pago cada semana, esta cantidad se divide por 52. Luego se le quitan 88 $ (la cantidad tentativa de retención). El total asciende a 11,08 $.
Imaginemos que Bob solicita en su formulario W-4 que se le deduzcan 1.000 dólares más de sus impuestos cada año. Multiplique esa cantidad por 52. Ahora tiene 19,23 dólares. Para recibir 30,31 dólares en cada período de pago, añada 11,08 dólares.
Obligaciones adicionales del impuesto sobre la nómina para los empresarios
A medida que avanzan los períodos de pago, las empresas pueden verse obligadas a presentar informes trimestrales al gobierno federal, estatal y local. El formulario 941 del IRS, Declaración trimestral de impuestos federales del empleador, debe presentarse antes del último día del mes siguiente al final del trimestre. El primer formulario 941 debe presentarse el 30 de abril si el primer trimestre terminó el 31 de marzo. El Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (r) acepta los pagos (EFTPS).
Una vez finalizado el año fiscal, los empresarios suelen entregar los Formularios W-2 a los empleados y los Formularios 1099-MISC a los contratistas independientes. Es posible que tengan que presentar los siguientes tres formularios adicionales:
- Formulario W-3: Este documento informa a la Administración de la Seguridad Social de todos los ingresos del W-2 de los empleados.
- El formulario 1096 de tipo resumen y transmisión se utiliza junto con otros formularios del IRS.
- Los impuestos del empleador se presentan ahora anualmente, en lugar de periódicamente, utilizando el formulario 944.
Orientación sobre los impuestos sobre la nómina del empleador
Debido a la gran cantidad de números que intervienen, el cálculo de los impuestos sobre la nómina del empleador puede ser un reto. Muchas empresas colaboran con un proveedor de servicios de nóminas o contratan a un administrador de nóminas para automatizar el proceso.
Preguntas frecuentes:
¿Qué es el ISN y cómo se calcula?
Para determinar el impuesto sobre la nómina, se multiplicará el importe total percibido en concepto de retribución del trabajo personal por cuenta ajena por el 3%. Es decir, el ISN multiplicará su nómina por el 3%.
¿Quién debe pagar el impuesto sobre la nómina?
El Impuesto sobre las Nóminas, o ISN, es un impuesto estatal que grava las retribuciones que los autónomos o las empresas legales pagan a los trabajadores. En otras palabras, el ISN es un impuesto que el Estado impone a las transacciones de las relaciones laborales de la empresa.