Cómo hacer una factura por correo electrónico
Ha llegado el momento de recibir una compensación tras entregar un bien o prestar un servicio a un cliente. Sin embargo, primero debes hacer y enviar una factura antes de poder proceder. ¿O no? Vas a necesitar un texto para enviar facturas por email y poder explicar en el lo que sea necesario. Si buscas consejos sobre “cómo hacer una factura por correo electrónico”, podrías equivocarte gravemente sobre cómo debe proceder tu empresa para cobrar los pagos. En este artículo aprenderá algunos consejos maravillosos sobre cómo crear facturas por correo electrónico.
Además, demostraremos cómo la automatización de la facturación y el cobro puede frenar la morosidad. Haciendo esto, te asegurarás de que tus facturas se pagan en los plazos que has establecido. Muchas pequeñas empresas y autónomos luchan contra la morosidad. Sin embargo, enviar un correo electrónico con una factura que sea fácil de entender puede acelerar el pago.
Aquí tienes algunos consejos para crear una factura por correo electrónico.
¿Cómo puedo enviar un correo electrónico con una factura adjunta?
Estos importantes consejos harán que a los clientes les resulte sencillo entregarle una factura. Para ayudarle a empezar, también le proporcionamos un correo electrónico de ejemplo.
- La factura debe ser un archivo adjunto.
- Nunca copie y pegue la factura en un correo electrónico. Adjúntela en formato PDF. Sus clientes ya pueden descargar, cargar o guardar sus facturas en su programa de contabilidad.
- Descargue una plantilla de factura de esta página si la necesita.
Incluye todos los detalles pertinentes en el asunto
Las bandejas de entrada de correo electrónico de muchas empresas están desbordadas. Les resultará más fácil localizar tu factura cuanto antes recibas el pago. Si facilita todos los detalles necesarios, como el número de factura y la fecha de vencimiento, sus clientes podrán localizar su factura mucho más rápidamente.
Utilice una plantilla para los correos electrónicos
Si tiene que enviar muchas facturas, utilizar plantillas de correo electrónico es una forma estupenda de ahorrar tiempo. Con sólo modificar los detalles esenciales, podrá enviar su factura inmediatamente. No debería tardar más de unos segundos en completarse.
- GoCardless elimina la necesidad de incómodas conversaciones financieras y nos permite elegir cuándo nos pagan.
- Toda la información necesaria para el cliente debe figurar en las facturas.
- Si no se incluye toda la información pertinente, el cliente puede pedir una segunda factura. O puede que simplemente se olviden de pagar.
Plantilla de factura por correo electrónico
Especialmente si necesitas facturar a varios clientes, escribir correos electrónicos desde cero puede llevarte mucho tiempo. Una vez que sepas cómo hacer un correo electrónico de factura, utilizar plantillas puede ayudarte a hacer menos trabajo administrativo. Este es un método eficaz para notificar a alguien que una factura está a punto de vencer.
Asunto: [Número de factura] con vencimiento en [Fecha de vencimiento de la factura] por [Nombre del producto o servicio].
Hola [Destinatario]
Espero que te mantengas sano. Por favor, vea la factura adjunta, con el número [factura #], para el pago que vence el [fecha de vencimiento de la factura]. No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta.
Reciba un cordial saludo.
Nombre del remitente
Puede, por ejemplo, cambiar la formalidad de su mensaje añadiendo “Estimado [cliente]” y otra información como su forma de pago preferida. Compruebe de nuevo que ha adjuntado la factura antes de enviarla. El correo electrónico puede parecer bastante sencillo, como en el ejemplo siguiente. O, para dar la apariencia de que su empresa tiene más marca, añada el logotipo y los colores de su empresa.
FAQs ¿Cómo se crea una factura por correo electrónico?
¿Por qué utilizar una plantilla de factura por correo electrónico?
Para trabajos rutinarios, utilizar una plantilla puede ahorrarle mucho tiempo. Aunque, por su propia naturaleza, las plantillas son genéricas, esto no es un problema cuando se envían facturas por correo electrónico. Es probable que ya estés en contacto con tu cliente como parte del servicio. Ellos esperarán un correo electrónico sucinto y directo que incluya la factura y las instrucciones para pagarla.
¿Cómo puedo crear una plantilla de correo electrónico para una factura?
Puedes crear una plantilla de correo electrónico de factura con cualquier aplicación de procesamiento de textos, incluidas Microsoft Office y Google Docs. El borrador en tu bandeja de entrada puede ser incluso más sencillo de conservar. Después, puede actualizarlo y enviarlo por correo electrónico.
¿Qué hay que incluir en las facturas por correo electrónico?
En el cuerpo del correo electrónico debe incluirse información breve sobre el importe y la forma de pago. El asunto del correo electrónico debe modificarse para reflejar el nombre del nuevo destinatario. Salvo eso, puede seguir siendo bastante genérico.
Cómo redactar una carta de presentación de factura
Es posible que quieras alargar la plantilla de correo electrónico de factura para los clientes que han trabajado en proyectos importantes. En la carta de presentación deben incluirse detalles sobre el trabajo realizado, los resultados conocidos y cualquier otra cosa pertinente para el cliente y su proyecto.