Control de recibo de materiales

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La recepción de mercancías es típica de quienes trabajan para un minorista o un fabricante. Si usted también lo hace, tener un sistema sólido para la tarea es una necesidad. Un sistema que garantice una correcta entrada y control de las mercancías está en el lugar. De lo contrario, la tarea podría resultar engorrosa y dar lugar a un inventario desordenado y a registros de cuentas por pagar. Este artículo proporciona tres pasos para la correcta entrada y control de las mercancías.

Puede parecer fácil, pero la verdad es que no lo es. La correcta recepción de mercancías, en este post, significa que usted está obligado a asegurarse de dos cosas: (1) la entrada adecuada de las mercancías; y (2) el control adecuado de las cuentas de inventario y de las cuentas por pagar. ¿Cómo se realizan estas funciones?

Una gran empresa seguramente cuenta con personal diferente para ocuparse del tratamiento contable y del control interno, por separado. Pero si trabaja para una pequeña o mediana empresa, lo más probable es que acabe realizando ambas funciones. En cualquier caso, se necesita un interventor o un gestor contable que se asegure de que las compras se registran correctamente y de que existe un buen sistema de control interno.

 

Recibo de materiales

La recepción de materiales es un proceso importante en cualquier negocio. Garantiza que se hayan suministrado los bienes y servicios correctos, debidamente documentados y pagados. Las empresas deben desarrollar un procedimiento estándar para garantizar que se aborden todos los elementos al recibir materiales de los proveedores.

El primer paso en el proceso de recepción de materiales es inspeccionar la precisión y la integridad de los artículos antes de firmar la entrega. Esto incluye verificar que se hayan recibido todos los artículos enumerados en la orden de compra, así como confirmar que coinciden con las especificaciones enumeradas en el formulario de pedido o contrato. Cualquier discrepancia debe ser notada e informada inmediatamente. El representante del proveedor también debe proporcionar una factura detallada o un albarán con cada envío para documentar lo que se ha enviado.

Una vez que la inspección se ha completado satisfactoriamente, las empresas deben mantener un registro de todos los recibos en su sistema de contabilidad u otro software de gestión de inventario.

Sistema de control de entrega de materiales

Para las empresas de producción y fabricación, un sistema de control de entrega de materiales es una herramienta esencial para una operación exitosa. Este sistema ayuda a garantizar que las materias primas necesarias se entreguen a tiempo y en las cantidades correctas para minimizar los retrasos y aumentar la eficiencia. Esto no solo reduce los costos, sino que también mejora la satisfacción del cliente al proporcionar entregas oportunas de productos terminados.

Un sistema de control de entrega de materiales realiza un seguimiento de los niveles de inventario en tiempo real, lo que le permite monitorear los niveles de existencias y ajustar rápidamente las necesidades de pedidos según sea necesario. También realiza un seguimiento de todos los suministros a lo largo de su ciclo de vida, desde la orden de compra hasta la recepción, para que pueda asegurarse de que nada se pierda. Al monitorear los plazos de entrega, los tiempos de tránsito y los cronogramas de producción en un solo lugar, los fabricantes pueden administrar fácilmente las operaciones de su cadena de suministro y evitar los riesgos potenciales asociados con los plazos incumplidos o las situaciones de falta de existencias.

Recibo de materiales en almacén

La recepción de materiales en el almacén es un proceso importante que mantiene las líneas de producción funcionando sin problemas. Las empresas deben asegurarse de que sus almacenes estén debidamente organizados y abastecidos con los materiales necesarios para cumplir con los pedidos y satisfacer las demandas de los clientes. Esta puede ser una tarea difícil cuando se trata de una gran cantidad de elementos que provienen de múltiples fuentes. Para agilizar el proceso, muchas empresas utilizan sistemas automatizados que les ayudan a realizar un seguimiento de todos los envíos entrantes y asignar adecuadamente los recursos en consecuencia.

El primer paso en este proceso es que las empresas creen un sistema de inventario que pueda rastrear con precisión todos los envíos entrantes. Esto incluye asegurarse de que cada envío esté correctamente etiquetado y almacenado de acuerdo con su tamaño, peso, tipo, origen, destino, etc. Además, es importante contar con protocolos para verificar la recepción de materiales a medida que ingresan al almacén para evitar cualquier discrepancias o errores ocurran más adelante en la línea.

Recibo de préstamo de material

El recibo de préstamo material es un documento que sirve como prueba del acuerdo de transferencia y detalla los términos y condiciones asociados con el préstamo. Este importante documento permite a ambas partes estar seguras de que el material ha sido transferido legalmente de una parte a otra. El recibo de préstamo de material se crea en el momento de la transferencia e incluye detalles como el nombre del prestamista, el nombre del prestatario, la fecha y el propósito del préstamo, el tipo de material prestado, la duración/plazo de uso, el acuerdo de devolución o eliminación al vencimiento del término.

Los firmantes de este documento son responsables de garantizar que todos los detalles sean precisos. Ambas partes deben mantener copias en sus registros en caso de que surjan disputas en el futuro con respecto a préstamos o acuerdos realizados durante un período específico. Los recibos de préstamos materiales brindan protección legal tanto a los prestamistas como a los prestatarios, al mismo tiempo que brindan evidencia de que un acuerdo era legalmente vinculante cuando lo firmaron todas las partes relevantes.

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Este documento proporciona las directrices que rigen la recepción de bienes adquiridos por el Departamento de Compras de York. La entrega de los productos/mercancías solicitados marca una transición en el proceso Purchase-to-Pay de una actividad de compra a una actividad de pago.    Todas las compras deben ser “recibidas” para liberar el pago al proveedor. El departamento de “recepción” debe determinar si los productos o servicios recibidos son aceptables y se ajustan a los términos y condiciones de la orden de compra. El proceso completo de recepción consiste en lo siguiente

Aceptación – Reconocimiento de que los productos y/o bienes se ajustan a los requisitos de la orden de compra para que se pueda pagar al proveedor. Los envíos se consideran “aceptados” si el cliente (solicitante del artículo) acusa recibo a Cuentas por Pagar y no tiene ningún problema de calidad o de entrega. La mayoría de los envíos se consideran aceptados y aprobados para el pago por el destinatario (solicitante) mediante la generación de un ticket de recepción (informe), a menos que el destinatario se ponga en contacto con Compras o con Cuentas por Pagar y solicite una retención del pago.

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GR/IR es el proceso de SAP para realizar la correspondencia a tres bandas: pedido, entrada de material y factura de proveedor.    Se utiliza una cuenta de compensación para registrar la compensación de las contabilizaciones de entrada de mercancías (EM) y de recepción de facturas (RI).    Una vez procesadas por completo, las contabilizaciones en la cuenta de compensación se equilibran.

La compensación se realiza en el nivel de partida de pedido (PO) en función de la cantidad introducida. Se calcula la desviación de precio y la desviación del tipo de cambio.    Se pueden anular las pequeñas diferencias mediante la operación MR11. Desviación del precio de compra Esta discusión supone que se está utilizando el control de precios estándar (S) para los materiales comprados. La cantidad y el importe de las contabilizaciones de EM y de IR son importantes. Debe haber contabilizado la EM para registrar la desviación del precio de compra (VPP). No hay contabilización de PPV sólo para IR. Puede haber contabilizaciones de desviación adicionales en IR después de contabilizar la EM para las diferencias entre el precio del pedido y el precio real pagado.

Al contabilizar la EM, la desviación de precio se basa en el precio del pedido, a menos que la IR ya se haya contabilizado, entonces se basa en el precio real pagado. Si ya se ha contabilizado la IR, la GR se basará en la IR hasta la cantidad de la IR, después se utilizará de nuevo el precio del pedido.

Demo 6.8 recepción de mercancías de la orden de fabricación

Mercancías o materiales en el almacén. Es un movimiento de mercancías que se utiliza para contabilizar las mercancías recibidas de proveedores externos o de la producción en el centro. Todas las entradas de mercancías suponen un aumento de las existencias en el almacén.

Si utiliza el sistema de gestión de almacenes descentralizado o la gestión de unidades de manipulación, los datos necesarios para crear las órdenes de transporte se transfieren desde la entrega entrante. Puede decidir si desea contabilizar la entrada de mercancías antes o después de la entrada en stock. Si desea contabilizar la entrada de mercancías para materiales sin embalar, la entrada de mercancías se contabiliza primero en la Gestión de stocks, a partir de la cual el sistema de Gestión de almacenes genera una necesidad de transporte.