Creacion o recibo de un documento

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Tipos de gestión documental pdf

La gestión documental, también conocida como gestión de registros e información, es una función organizativa dedicada a la gestión de la información en una organización a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su creación o recepción hasta su eventual eliminación. La norma ISO 15489-1: 2001 («ISO 15489-1:2001») define la gestión de documentos de archivo como «[el] campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos de archivo, incluyendo los procesos para capturar y mantener la evidencia y la información sobre las actividades y transacciones empresariales en forma de documentos de archivo»[2].
Los documentos de archivo de una organización conservan aspectos de la memoria institucional. A la hora de determinar el tiempo de conservación de los documentos, es importante su capacidad de reutilización. Muchos se conservan como prueba de actividades, transacciones y decisiones. Otros documentan lo que ha ocurrido y por qué[3] El objetivo de la gestión de documentos de archivo forma parte de la función más amplia de gobierno, gestión de riesgos y cumplimiento de la normativa de una organización, y se ocupa principalmente de la gestión de las pruebas de las actividades de una organización, así como de la reducción o mitigación de los riesgos asociados a ella[4] Las investigaciones recientes muestran los vínculos entre la gestión de documentos de archivo y la responsabilidad en el gobierno[5].

Qué son los registros

La gestión de registros, también conocida como gestión de registros e información, es una función organizativa dedicada a la gestión de la información en una organización a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su creación o recepción hasta su eventual eliminación. La norma ISO 15489-1: 2001 («ISO 15489-1:2001») define la gestión de documentos de archivo como «[el] campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos de archivo, incluyendo los procesos para capturar y mantener la evidencia y la información sobre las actividades y transacciones empresariales en forma de documentos de archivo»[2].
Los documentos de archivo de una organización conservan aspectos de la memoria institucional. A la hora de determinar el tiempo de conservación de los documentos, es importante su capacidad de reutilización. Muchos se conservan como prueba de actividades, transacciones y decisiones. Otros documentan lo que ha ocurrido y por qué[3] El objetivo de la gestión de documentos de archivo forma parte de la función más amplia de gobierno, gestión de riesgos y cumplimiento de la normativa de una organización, y se ocupa principalmente de la gestión de las pruebas de las actividades de una organización, así como de la reducción o mitigación de los riesgos asociados a ella[4] Las investigaciones recientes muestran los vínculos entre la gestión de documentos de archivo y la responsabilidad en el gobierno[5].

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Funciones de la gestión de archivos

1. La información registrada, independientemente del soporte o las características. Cualquier papel, libro, microfilm, tarjeta, cinta magnética, disco, mapa o cualquier copia o impresión que haya sido creada o recibida por una organización y que haya sido utilizada por ésta o por sus sucesores como prueba de sus actividades o por la información que contiene. En las bases de datos de los sistemas de registro electrónico, una colección de campos de datos relacionados. La definición que sigue procede de la Ley Federal de Registros que rige las responsabilidades de los organismos en materia de gestión de registros.
Una serie es la unidad básica para organizar y controlar los archivos. Se trata de un grupo de expedientes o documentos que se mantienen juntos (ya sea física o intelectualmente) porque se relacionan con un tema o función particular, son el resultado de la misma actividad, documentan un tipo específico de transacción, tienen una forma física particular, o tienen alguna otra relación derivada de su creación, recepción, mantenimiento o uso (36 CFR 1220.14 ).
Cada serie de registros debe ser programada para su adecuada eliminación. El concepto de serie es flexible, y los programas deben crear series organizando los documentos de manera que se facilite la gestión de los registros a lo largo de su ciclo de vida. Por ejemplo, cada serie de registros en papel debe estar físicamente separada de todas las demás series de registros. Los documentos de archivo electrónicos deben gestionarse de forma que se vinculen a su autoridad de disposición, dentro del contexto de un sistema de conservación de documentos.

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Qué es un expediente en la gestión de expedientes

La gestión documental, también conocida como gestión de registros e información, es una función organizativa dedicada a la gestión de la información en una organización a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su creación o recepción hasta su eventual eliminación. La norma ISO 15489-1: 2001 («ISO 15489-1:2001») define la gestión de documentos de archivo como «[el] campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos de archivo, incluyendo los procesos para capturar y mantener la evidencia y la información sobre las actividades y transacciones empresariales en forma de documentos de archivo»[2].
Los documentos de archivo de una organización conservan aspectos de la memoria institucional. A la hora de determinar el tiempo de conservación de los documentos, es importante su capacidad de reutilización. Muchos se conservan como prueba de actividades, transacciones y decisiones. Otros documentan lo que ha ocurrido y por qué[3] El objetivo de la gestión de documentos de archivo forma parte de la función más amplia de gobierno, gestión de riesgos y cumplimiento de la normativa de una organización, y se ocupa principalmente de la gestión de las pruebas de las actividades de una organización, así como de la reducción o mitigación de los riesgos asociados a ella[4] Las investigaciones recientes muestran los vínculos entre la gestión de documentos de archivo y la responsabilidad en el gobierno[5].

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