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Es aconsejable que una empresa expida algún tipo de recibo a todos sus clientes. Éste se entrega cada vez que un cliente paga por los bienes o servicios ofrecidos por una empresa.  Un recibo puede ser simplemente firmar y fechar una factura para demostrar que se ha pagado.
Muchas cajas registradoras pequeñas contienen impresoras incorporadas para producir recibos. También disponen de un software que permite programar los tipos y códigos impositivos directamente en la caja registradora, de modo que todos los cálculos se realizan automáticamente.
También se puede optar por los recibos digitales: este método de entrega de recibos es cada vez más popular. Una vez elaborado, el recibo se envía por correo electrónico directamente al cliente. Herramientas de precontabilidad como Receipt Bank ofrecen esta opción y son de prueba gratuita. Es una buena opción si quieres reducir el tiempo que dedicas a la administración.
Si no dispone de un software para producir un recibo digital, un recibo escrito a mano funcionará igual de bien. Un talonario de recibos puede comprarse fácilmente en una papelería y suele ofrecer dos copias por recibo (una para el cliente y otra para tus registros). También hay muchas plantillas de recibos disponibles en Internet que puedes descargar para utilizarlas o puedes crear tu propia plantilla desde cero, en Microsoft Word, por ejemplo.

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Toda empresa recibe y suministra mercancías, ya sea en forma de materias primas, artículos de consumo o productos acabados. Por lo tanto, la Nota de Recepción de Mercancías / Nota de Recepción de Mercancías / GRN es un documento esencial para toda empresa compradora. Es un registro vital que mantiene el comprador. La Nota de Entrada de Mercancías sirve como documento interno para la base de la compensación de las facturas contra las mercancías recibidas y la realización de los pagos correspondientes.
Vamos a entender cada detalle de lo que es una nota de recepción de mercancías / nota de recepción de mercancías / GRN. Cuál es la importancia de la nota de entrada de mercancías, qué información debe contener la nota de entrada de mercancías, cómo es el formato de una GRN, cuándo se emite la GRN, quién la emite, etc.
Cuando un proveedor entrega mercancías a la empresa solicitante, el encargado de la recepción o el representante del almacén realiza una inspección física de las mercancías recibidas. Comprueba que la mercancía cumple las condiciones especificadas en el pedido en cuanto a cantidad, modelo/marca, especificaciones técnicas y de calidad, precio, etc. Si es necesario, avisa al departamento de inspección/usuario final para la inspección y aprobación final. Sólo entonces, aprueba la entrega y emite una nota de recepción de mercancías.

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comentarios

Una nota de entrada de mercancías (Goods Received Note) es un recibo o una nota que el cliente utiliza para validar la recepción de los productos pedidos. El cliente rellena la nota para verificar que ha recibido la mercancía. El gerente de la tienda o un representante del departamento de tiendas rellena el registro. Se rellenan varias copias del documento a la vez, el departamento de almacenes suele quedarse con una, otra se entrega al departamento de contabilidad/finanzas y la otra copia se envía al proveedor.
Un GRN es un documento esencial utilizado por el departamento de contabilidad para verificar las facturas antes de realizar los pagos. Antes de realizar los pagos a los proveedores de mercancías, el departamento de contabilidad se basa en la nota de recepción de mercancías preparada por el departamento de almacenes para comprobar si el proveedor ha entregado todos los productos solicitados. Una vez que hayan confirmado que la factura se ajusta a la GRN, procederán a realizar los pagos. Los productos de la factura que no aparezcan en el GRN no se pagarán.
Por otro lado, el proveedor confirmará que la mercancía ha sido entregada al cliente tras verificar la información de la nota de recepción de mercancías. El proveedor puede utilizar el documento para detectar cualquier fraude en las mercancías en tránsito.

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